Organisationsentwicklung Talent Management

Welcome Aboard – der Weg zum erfolgreichen Onboarding

Das beste Recruiting nützt nichts, wenn die neue Mitarbeiterin danach allein gelassen wird. Das Onboarding beginnt mit der Vertragsunterschrift. Vor allem jetzt, wenn die Neuen im Homeoffice arbeiten. Dann gelingt der Einstieg, und die neue Mitarbeiterin ist vom ersten Tag an startklar.

Onboarding – damit die neue Mitarbeiterin sich nicht verloren fühlt.    Photo by Tedward Quinn on Unsplash
Onboarding – damit die neue Mitarbeiterin sich nicht verloren fühlt. Photo by Tedward Quinn on Unsplash

Stay connected!

Das Vorstellungsgespräch lief gut, beide Seiten sind sich sympathisch, fehlt eigentlich nur noch die erfolgreiche Vertragsabwicklung und los geht’s. Ganz so leicht ist es aber in der Realität doch nicht. Meist liegen zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag mehrere Wochen, wenn nicht sogar Monate. Und genau dort lauert die Gefahr! Nach der Vertragsabwicklung bricht die Kommunikation mit neuen Mitarbeitern ab und beginnt entweder erst wieder kurz vor oder im aller schlimmsten Fall sogar erst am ersten Arbeitstag wieder. Ein fataler Fehler!

Webinar: Onboarding aus dem Homeoffice

Was genau muss ich beachten, wenn Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus arbeiten? Und wie genau verhält es sich, wenn der neue Mitarbeiter selbst am ersten Arbeitstag gar nicht ins Büro kommen kann? Die jetzige Situation stellt Organisationen, Verantwortliche und vor allem neue Mitarbeiter vor empfindliche Herausforderungen.

In einem Webinar hat Haufe diese Fragen beantwortet. Die Aufzeichnung steht kostenfrei zur Verfügung.

Hier geht`s zur Aufzeichnung des Webinars

Hört ein angehender Mitarbeiter nichts mehr vom neuen Arbeitgeber über einen solch langen Zeitraum, hinterlässt dies einen faden Nachgeschmack von „Bin ich schon in Vergessenheit geraten oder so unwichtig?“, „Haben die überhaupt noch auf dem Schirm, dass ich komme?“ „Was erwartet mich eigentlich in den ersten Tagen?“ Machen Sie diesen Fehler nicht! Vertrauen Sie auf Pre- und Onboarding-Maßnahmen.

Im Großen und Ganzen umfasst der gesamte Pre- und Onboarding-Prozess drei Säulen. Zum einen die fachliche Integration. Hierbei geht es darum, dem neuen Mitarbeiter das Wissen näherzubringen, welches er braucht, um seinen Aufgaben und Pflichten im Arbeitsalltag nachzukommen. Des Weiteren zielt Onboarding klar auf die soziale Integration der Mitarbeiter ab. Neue Mitarbeiter sollen sich sowohl den Kollegen und den Vorgesetzen als auch dem ganzen Unternehmen emotional verbunden fühlen. Die letzte der drei Säulen des Onboarding-Prozesses bezieht sich auf die werteorientierte Integration von neuen Mitarbeitern. Hier sollen die Ziele, Werte und Grundsätze der Unternehmenskultur im Gedächtnis und der Lebensweise verankert werden. Wer diesen drei Säulen im Pre- und Onboarding-Prozess genügend Beachtung schenkt, der kommt einer reibungslosen und nachhaltigen Integration von neuen Mitarbeitern ins Unternehmen einen deutlichen Schritt näher.

Vor dem Onboarding kommt das Pre-Boarding

Pre-Boarding hat die Aufgabe, neue Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag für das Unternehmen zu begeistern und sie nachhaltig daran zu binden. Dies lässt sich ohne großen Aufwand erreichen. Im Vordergrund steht hierbei, den neuen Teammitgliedern das Gefühl zu geben, dass sie bei ihrer Job- und Arbeitgeberwahl eine gute Entscheidung getroffen haben und man sich auf sie freut. Schon vorab sollten Einblicke ins Unternehmen gewährt werden, zum Beispiel in Form von Infobroschüren oder Einladungen zu Veranstaltungen, die vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn stattfinden. Wer von Anfang an einbezogen wird, der fühlt auch eine tiefere Verbindung zum Arbeitgeber. Ein absolutes Muss ist das Bereitstellen von Informationen zum ersten Arbeitstag bzw. den ersten Arbeitswochen, damit der Neuzugang genau weiß, was ihn erwartet und worauf er sich einstellen muss.

Nach dem Pre-Boarding ist vor dem Onboarding. Dabei geben sich die beiden Prozesse sprichwörtlich die Klinke in die Hand.

Es ist so weit und der erste Arbeitstag steht vor der Tür und damit auch der neue Mitarbeiter. Das Pre-Boarding ist abgeschlossen. Alles schön und gut, aber war’s das jetzt schon? Nein, natürlich nicht, denn nach dem Pre-Boarding ist vor dem Onboarding. Dabei geben sich die beiden Prozesse hier sprichwörtlich die Klinke in die Hand, denn sie gehen nahtlos ineinander über. Während Pre-Boarding auf alles vor dem ersten Arbeitstag abzielt, setzt Onboarding danach an. Ein erfolgreiches Onboarding beginnt bereits am Tag der Einstellung und endet erst nachdem der Mitarbeiter mehrere Monate im Unternehmen beschäftigt ist.

Soziales und kulturelles Onboarding

„Ja schön Onboarding, dann stell ich halt ein Herzlich Willkommen Schild auf, mach ihn mit seinen Kollegen bekannt und park ihn an seinem Schreibtisch. Das sollte Onboarding genug sein.“ Halt Stopp! Genauso bitte nicht. Hinter dem Begriff Onboarding verbirgt sich mehr, als man im ersten Moment denkt. Es gilt nicht nur den Neuzugang mit seinen Aufgaben und Pflichten vertraut zu machen, sondern auch, ihn sozial in das Team, die Abteilung und das Unternehmen zu integrieren. Der neue Mitarbeiter muss sich willkommen und aufgenommen fühlen, damit der erste und auch alle weiteren Tage ein Erfolg werden. Ein guter Onboarding-Prozess ist ein klar strukturierter und von Anfang bis Ende gut durchdachter Prozess. Hier kann man sich die Redensart „Viele Wege führen nach Rom“ zu Herzen nehmen. Es gibt kein Patentrezept oder den einen goldenen Weg für ein erfolgreiches Onboarding. Vielmehr geht es darum, den Onboarding-Prozess individuell auf das jeweilige Unternehmen, die Abteilung oder sogar den Mitarbeiter zuzuschneiden.

Im Rahmen unserer Studie „Future Talents Report“ befragten wir die Talente von morgen, ob ihnen vor oder während des Praktikums Onboarding-Maßnahmen angeboten wurden. Die erfreuliche Nachricht ist, dass 95,8 Prozent der Befragten diese erhalten haben. Sieht also so aus, als wäre die Wichtigkeit eines Onboardings bereits in die Unternehmen vorgedrungen. Aber Achtung: Man sollte sich nicht auf seinen Lorbeeren ausruhen. Ein guter Onboarding-Prozess ist niemals abgeschlossen. Er sollte kontinuierlich überprüft und verbessert werden. Dafür sollte von Seiten des Arbeitgebers aktiv die Kommunikation mit den Neuankömmlingen gesucht werden. Nur durch Feedback zum aktuellen Prozess kann erkannt werden, an welchen Stellen alles gut läuft oder wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Dies hilft nicht nur Ihren zukünftigen Mitarbeitern, sondern zeigt den aktuellen auch, dass Ihnen wichtig ist, dass sich alle wohlfühlen.

Je schneller und besser der neue Mitarbeiter versteht, welche Rolle die Abteilung und somit auch er spielt, umso leichter wird es ihm fallen, das „bigger picture“ zu sehen.

Ein guter Weg, um das fachliche und menschliche Onboarding zu vereinen, sind sogenannte Project Talks. Hier nehmen sich die Kollegen Zeit und geben dem Neuzugang einen Einblick in die Einzelheiten, den Ablauf, die Herausforderungen und den derzeitigen Status Quo ihrer Projekte oder Abteilung. Dadurch kann der neue Mitarbeiter sich einen genauen Überblick verschaffen, an welcher Stelle die Abteilung im Unternehmen steht und auf welche Weise die Abteilung und in Folge dessen auch er zum Unternehmenserfolg beiträgt. Je schneller und besser der neue Mitarbeiter versteht, welche Rolle die Abteilung und somit auch er spielt, umso leichter wird es ihm fallen, das „bigger picture“ zu sehen. So erhält man nicht nur einen tieferen Einblick in die verschiedenen Facetten und Bereiche des Unternehmens, sondern kann gleichzeitig auch noch seinen neuen Kollegen besser kennenlernen. Solche Gespräche können erheblich dazu beitragen, den neuen Mitarbeiter in das Team zu integrieren. Man schlägt praktisch zwei Fliegen mit einer Klappe.

Fahrplan für die KollegInnen

Sie haben noch keinen Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen? Jetzt bloß nicht in Panik geraten. Zäumen Sie das Pferd doch mal von hinten auf und stellen Sie sich die Frage: „Was sollte denn bei einem guten Onboarding-Prozess auf keinen Fall passieren?“ Ein kurzes Beispiel: Der neue Kollege soll sich nicht unwillkommen fühlen. Was sind sinnvolle Maßnahmen, die getroffen werden können, damit das nicht passiert? Der Neuzugang ist am Empfang des Unternehmens angemeldet und wird bereits von seinem Mentor erwartet. Der Arbeitsplatz ist vorbereitet und mit einem Willkommensgruß versehen worden. Alle benötigten Zugänge und Berechtigungen wurden im Vorfeld bereits eingerichtet. Es gibt eine Kennenlernrunde mit den Kollegen und ein Welcome Lunch findet in der Mittagspause statt. Sammeln Sie diese Ideen und überlegen Sie, wann diese Maßnahmen vorbereitet und vor allem wer sie vorbereiten soll. Daraus lässt sich dann eine Art Fahrplan ableiten, der genau festlegt, wer wann welche Aufgabe in Angriff nehmen muss.

Onboarding ist jeden Cent wert 

Einige Unternehmen sind, was ihre Onboarding-Maßnahmen angeht, sehr kreativ und wollen durch Gamification motivieren und begeistern. Den neuen Mitarbeitern soll so beispielsweise durch eine Schnitzeljagd spielerisch die Unternehmenskultur nähergebracht werden. Andere Firmen setzen auf Spiele, Spaß und Limbostangen, um ihre neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen. Wieder andere Unternehmen legen den Fokus auf Praxiseinsätze, zum Beispiel ist man dort einen Tag lang Paketzusteller oder man darf bei einer OP zuschauen, um die Produkte im Einsatz zu sehen. In manchen Firmen ist es sogar gang und gäbe, dass am ersten Tag der CEO höchstpersönlich zum gemeinsamen Frühstück lädt. Dies sind nur einige wenige Beispiele aus dem Onboarding-Einmaleins.

Wenn neue Mitarbeiter sich willkommen und wertgeschätzt fühlen, dann sind sie automatisch auch zufriedener.

Sie denken sich jetzt sicher Pre- und Onboarding schön und gut, aber was habe ich als Arbeitgeber davon? Die Antwort ist: Vieles! Je schneller Mitarbeiter in Prozesse eingearbeitet und in das Team integriert werden, desto schneller können sie auch produktiv arbeiten. Des Weiteren kann die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung so bereits vor dem ersten Arbeitstag erhöht werden. Wenn neue Mitarbeiter sich willkommen und wertgeschätzt fühlen, dann sind sie automatisch auch zufriedener. Zufriedene Mitarbeiter sind glückliche Mitarbeiter und glückliche Mitarbeiter neigen seltener zu einer Kündigung innerhalb der Probezeit.