Damit das gesamte Unternehmen im Takt der Strategie schlägt: Rhythmix

Organisationsentwicklung mit dem Rezept der Unternehmens-Strategie

Egal, wohin man schaut – ob auf Global Player oder lokale Mittelständler: Unternehmen arbeiten derzeit an ihrer Strategie für den Wandel. CEOs möchten einen erfolgreichen Weg in die Zukunft einschlagen und ihre Unternehmen sicher durch die Herausforderungen wie Digitalisierung, demografischen Wandel oder Fachkräftemangel führen. Wer seine Strategie schon ausformuliert hat, hat den ersten Schritt in die Zukunft gemacht. Doch die Umsetzung der Strategie überfordert häufig Organisation und Mitarbeiter, da diese sich (noch) nicht auf die Strategie ausgerichtet haben. Wie kann man sicherstellen, dass die Strategie auch alle Winkel des Unternehmens durchdringt und die gesamte Organisation im Takt der Strategie schlägt?

Der Rhythmix-Ansatz von Haufe bietet ein innovatives Konzept, um die Strategie auf allen Ebenen der Organisation zu implementieren. Rhythmix ist nicht einfach nur eine von vielen neuen Projektmanagement-Methoden, sondern ein ganzheitlicher Approach, der eine nachhaltige Kulturveränderung im Unternehmen bewirkt. Die Mitarbeiter werden dazu befähigt, ihr Verhalten zu ändern. Dies funktioniert nur, wenn der einzelne Mensch die Veränderung mitträgt und dazu mitgenommen wird.

Aus diesem Grund ist der Ansatz von Rhythmix „human-centered“. Rhythmix stellt den Menschen ins Zentrum der Strategie-Umsetzung. Denn viele Unternehmen begehen bei Transformations-Projekten den Fehler, nur an eine technologische Lösung zu denken.

Fakt ist, dass sich die erhoffte Verhaltensänderung der Mitarbeiter nicht allein dank einer neuen Software einstellt. Nur auf Technologien zu setzen, ist ein eindimensionales Vorgehen, das den Menschen und die Organisation ausklammert. Umgekehrt reicht es in vielen Fällen auch nicht, sich alleine auf das Empowerment des Mitarbeiters zu fokussieren und ihm dann aber keine technologische Lösung anzubieten.

Erfolgreiche Organisationsentwicklung: mit drei Dimensionen

Aus diesem Grund geht Rhythmix einen ganzheitlichen Weg, der auf allen drei Dimensionen wirkt: Technologie, Mensch und Organisation (3D-Ansatz). Dabei arbeitet Rhythmix mit gleichzeitig innovativen wie intuitiven Methoden, bei denen die Stakeholder zu 100 % beteiligt sind. Die Besonderheit von Rhythmix ist, dass sich die Gruppe der Stakeholder nicht nur aus dem Management zusammensetzt, sondern ebenso Mitarbeiter und Führungskräfte aus den Fachabteilungen sowie Vertreter von Human Resources mit am Tisch sitzen. Allen wird dieselbe Beteiligung abverlangt und Mitspracherecht eingeräumt. Wie die Transformation dank Rhythmix gelingt, lässt sich beispielhaft am Thema Feedback-Kultur veranschaulichen.

Stellen wir uns die Beispiel AG vor: Sie ist ein Großunternehmen, das dem digitalen Wandel begegnet, indem es die Feedback-Kultur der Mitarbeiter voranbringen möchte. Die Beispiel AG möchte dabei nicht den weit verbreiteten Fehler machen, einfach nur das beste Feedback-Tool am Markt einzuführen und dann das Projekt zu beenden. Bei vielen Unternehmen versickern so Unsummen, da nach dem Go-Live keiner das Tool nutzt. Stattdessen hat sich die Beispiel AG dazu entschieden, das Projekt nach dem ganzheitlichen Rhythmix-Ansatz aufzuziehen. Haufe begleitet das Unternehmen bei seinem Vorhaben.

Im Vorfeld ist klar, dass unabhängig davon, wie zufrieden der CEO mit der Veränderung seiner Organisation sein wird, er trotzdem belastbare Zahlen zum Projekt-Erfolg sehen möchte. Zum Rhythmix-Konzept gehört es, den Erfolg der Transformation evidenzbasiert zu messen. Gemeinsam mit den Rhythmix-Experten legt das Unternehmen die zu messenden Parameter fest, die dann später für die Erfolgsbewertung gelten. Somit kann klar gemessen werden, welche Erfolge durch die Veränderung erzielt werden.

Zudem lassen sich aus der Projekt-Auswertung weitere Erkenntnisse für die nächsten Schritte ableiten. Vielleicht müssen Prozesse angepasst werden oder es werden noch zusätzliche Software-Features benötigt. Letztlich bedeutet die Unternehmens-Transformation mehr als ein einzelnes abgeschlossenes Projekt. Vielmehr werden fortlaufend Veränderungen in Gang gebracht, die ein gezieltes Change Management benötigen.

Dementsprechend laufen sowohl das Success Engineering als auch das Change Management parallel zu den fünf Schritten, nach denen das Rhythmix-Projekt aufgebaut ist. Success Engineering bedeutet, dass die notwendige Veränderung von Anfang an bewusst gesteuert wird. Und das Change Management arbeitet nach dem Konzept des WHYral Change, der für eine sinnstiftende Veränderung virale Mechanismen nutzt.

Change Management ganzheitlich angehen: WHYral Change

Der gesamte Rhythmix-Ablauf wird vom Change Management begleitet. Für die anvisierte Kulturveränderung ist das enorm wichtig. Generell gilt: Setzt man das Change Management in einer Top-Down-Struktur auf, werden die Widerstände der Mitarbeiter jeden noch so gut durchdachten Wandel zum Erliegen bringen. Dabei widerstrebt dem Einzelnen gar nicht, sich zu verändern. Wogegen er sich widersetzt, ist, verändert zu werden. Daher folgt der Rhythmix-Ansatz einer anderen Art von Change Management: dem WHYral Change.

Hierbei soll ein Wandel von innen herbeigeführt werden: Sobald sich im Unternehmen ein Wandel abzeichnet, fragen sich die Mitarbeiter nach dem Grund des Wandels: dem WHY. Und da jeder Mensch mit seinen Fähigkeiten und seiner Geschichte individuell ist, gibt es nicht nur eine Art von WHY. Im Unternehmen kursieren mindestens so viele WHYs wie Mitarbeiter. Wie lassen sich diese vielen WHYs beantworten? Der WHYral Change soll zunächst aufdecken, wo sich das WHY des Unternehmens und das vielzählige WHY der Mitarbeiter überschneiden. In diesem Überschneidungspunkt liegt das gemeinsame WHY, das die Keimzelle für den WHYral Change wird. Anschließend soll ein nachhaltiges und stufenweises Change-Projekt starten: von den „Initiatoren“ und „Innovatoren“, über die „frühen Botschafter“ bis zur „Mehrheit“ und „Masse“.

Bei der Beispiel AG wird der WHYral Change von hochwertigen Kommunikationsmaßnahmen begleitet, die nicht aus Standard-Mitteilungen bestehen, sondern den Einzelnen bei seinem WHY abholen. Durch den intensiven Austausch mit den Mitarbeitern auf Augenhöhe –
in internen Chats, Diskussionsrunden, verschiedenen Training-Sessions – werden die Mitarbeiter nicht in den Wandel gestoßen (Push), sondern von ihm angezogen (Pull). Nur auf diese Weise kann der Wandel viral werden.

Organisationsentwicklung mit Rhythmix: 5 Erfolgsschritte

Schritt 1: Visionen entwickeln und Alignment herstellen mit LEGO® SERIOUS PLAY®

Im ersten Schritt steht die Entwicklung der Vision im Vordergrund. Denn zu Beginn eines erfolgreichen Transformations-Projekts müssen die Beteiligten sich bewusst und einig werden, auf welches Projekt-Ziel sie hinarbeiten. Die Rhythmix-Experten raten der Beispiel AG hierbei zum Einsatz von LEGO® SERIOUS PLAY®.

Zunächst kommen Vertreter aller beteiligten Personengruppen zusammen (Management, HR, Fachabteilungen). Die Teilnehmer erhalten ein Set bunter LEGO®-Steine, mit dem sie Ideen modellieren und zusammenfügen. Diese aktivierende Methode setzt eine einhundertprozentige Beteiligung aller Personen in Gang. Indem ein gemeinschaftliches „Denken mit den Händen“ stattfindet, entsteht am Ende die Vision, die die Basis für den Projekterfolg bildet. Durch die Beteiligung aller Teilnehmer am Visions-Modell schafft LEGO® SERIOUS PLAY® ein Alignment unter den Mitarbeitern über die Projekt-Vision.

Bei der Beispiel AG besteht das LEGO®-Konstrukt aus einer Vielzahl an kleinen Modellen, die aufgrund der diversen Verbindungssteine zu einem netzartigen Gesamtgefüge werden. Übertragen auf die Vision bedeutet das, dass in der Beispiel AG ein flächendeckender Umgang mit wechselseitigem Feedback entstehen soll.

Schritt 2: Herausforderungen definieren & bewerten mit EIGENLAND®

Um im nächsten Schritt die Herausforderungen des neuen Projekts und mögliche Probleme zu erkennen und gezielt zu bewerten, wird die innovative Methode EIGENLAND® eingesetzt. Bei EIGENLAND® handelt es sich um eine interaktive Methode, bei der allen Teilnehmern eine bestimmte These vorgelegt wird. Die Teilnehmer geben sofort ihre intuitive Bewertung der These ab: Dazu legen alle gleichzeitig den Spielstein einer gewählten Farbe in die Tisch-Mitte. Jede Farbe entspricht einem bestimmten Grad an Zustimmung oder Ablehnung. Auf diese Weise ergibt sich ein Stimmungsbild zur Ist-Situation des Unternehmens, das die Teilnehmer anschließend in einer moderierten Diskussion reflektieren. Dank der spielerischen Aktivierung des limbischen Systems macht EIGENLAND® implizites Wissen (Bauchgefühle) explizit.

Mithilfe von EIGENLAND® hat die Beispiel AG herausgefunden, dass die Mitarbeiter technologischen Neuerungen durchaus aufgeschlossen begegnen. Die These „Gibt es für bestimmte Prozesse Smartphone-Apps, würde ich sie benutzen“ erntete weitgehende Bestätigung. Somit sollte die technologische Umstellung nicht zum Problem werden. Auch bei vielen anderen Thesen zeichnete sich ein positives Stimmungsbild ab. Was jedoch auffiel, war eine große Skepsis und fehlende Zustimmung bei der These: „Ich bin schon jetzt darin geübt, meinen Kollegen Feedback zu geben.“

Durch die spielerische Ist-Analyse von EIGENLAND® ließ sich klar herauskristallisieren, dass für die Beispiel AG die Projekt-Risiken weniger von der Akzeptanz eines bestimmten Tools ausgehen, sondern eher in der kulturellen Dimension der Organisation liegen: nämlich in der Feedback-Kultur der Mitarbeiter. Hier besteht ein klarer Bedarf am Ausbau der Offenheit und Initiative für Feedback, der in den weiteren Projekt-Verlauf einkalkuliert werden muss.

Schritt 3: Ökosystem gestalten mit der HAUFE METRO MAP

Die Visualisierung der beteiligten Personen und wichtigs­ten Prozesse mittels der HAUFE METRO MAP stellt den nächsten Schritt dar. Am entsprechenden Workshop sind alle Stakeholder beteiligt und modellieren gemeinsam die künftigen Rollen und Aufgaben. Denn beispielsweise muss bei der Verwendung der Feedback-App in der Beispiel AG klar sein, wer wem wie wann Feedback geben kann, bis wann der Empfänger reagieren muss, welches Feedback an die Führungskraft berichtet wird und wer die Wirksamkeit von Feedback auswertet.

Anstelle von unverständlichen Flow-Charts bildet die HAUFE METRO MAP das gesamte Ökosystem der Rollen und Prozesse in Form eines übersichtlichen U-Bahn-Plans ab. In dieser user-zentrierten Prozess-Darstellung hat jeder Beteiligte eine eigene U-Bahn-
Linie für seine Funktion (z.B. Teamleiter, Fachkraft, HR-Mitarbeiter). Folgt der Einzelne seiner Farbe, erkennt er seine verschiedenen Stationen, Überkreuzungen, Verzweigungen, Parallelstrecken. Abgesehen von der eigenen Prozess-Journey erhält jeder einen schnellen Überblick über die gesamte Prozesslandschaft und erkennt Impacts auf andere Prozesse und Teams.

Schritt 4: Pilotlösungen entwickeln & testen

Die Schritte 1 bis 3 haben aufgezeigt, wohin der Weg gehen soll. Von nun an geht es um die nachhaltige Einführung von Lösungen. Auch hier zeigt der Rhythmix-Ansatz seine Stärke in der ganzheitlichen Herangehensweise in drei Dimensionen:

Technologie: Software und Tools werden technologisch umgesetzt und für die Unternehmensanforderungen konfiguriert.

Organisation: Die flächendeckende Nutzung von Software und Tools lässt sich sicherstellen, indem man die Rollen und Prozesse einführt, die in der HAUFE METRO MAP definiert wurden. Denn nur durch das Zusammenwirken der gesamten Organisation kann die kulturelle Veränderung gelingen.

Menschen: Damit alle Mitarbeiter die neuen Prozesse auch leben können, ist ein dezidiertes Empowerment der einzelnen Mitarbeiter nötig. Dabei reicht eine reine Software- und Tool-Schulung nicht aus. Vielmehr setzt der Rhythmix-Ansatz dort an, wo der wichtigste Hebel identifiziert wurde: im Verhalten der Mitarbeiter.

Um die Mitarbeiter zur Verhaltens-Änderung zu bewegen, reicht ein eindimensionales Vorgehen nicht aus. Deshalb muss man auf allen drei Ebenen ansetzen, um eine nachhaltige Wirkung zu erzeugen. Dies gilt auch für die Entwicklung und das Testen von Pilotlösungen. Die Software wird als Minimalprodukt in Nutzerkreisen bereits getestet – mit dem Ziel eines wechselseitigen Lernens und Begeisterns. Bei der Beispiel AG sind es die Mitarbeiter von HR, die als erste Nutzer die Beta-Version der Feedback-App auf Ihr Smartphone laden und anwenden.

Aus den ersten Erfahrungen lassen sich wichtige Schlüsse für die Weiterentwicklung des Tools und für das Vorantreiben des kulturellen Wandels im Unternehmen ableiten. In einem graduellen Prozess setzt sich die Realisierung der gesetzten Ziele fort.

Schritt 5: Roll-out & Anpassung

Nach der Pilotphase kann nun der Roll-out starten. Ziel des ganzheitlichen Rhythmix-Ansatzes ist es, alle Mitarbeiter in die Kulturveränderung mitzunehmen. In dieser Phase soll die Vision, die im ersten Schritt erarbeitet worden ist, ihre Realisierung im Unternehmensalltag finden. Dabei geht es jedoch nicht um eine starre Installation des ursprünglichen Konzepts nach dem Top-Down-Prinzip. Vielmehr vollzieht sich der Wandel im Sinne des WHYral Change als dynamische Lösung, die bei Bedarf angepasst werden kann.

Auch in der Roll-out-Phase wirken die drei Dimensionen zusammen. Für die Beispiel AG bedeutet der 3D-Ansatz, dass bei den Mitarbeitern zunächst einmal Awareness für den großen Vorteil von Feedback geschaffen wird. In einer Organisation, in der es bisher nicht zur Unternehmenskultur gehörte, Feedback zu geben und anzunehmen, muss hier zunächst der gedankliche Sprung in die neue Welt der Feedback-Kultur stattfinden. Nur wenn der Einzelne durch Selbstreflexion eine Antwort darauf findet, warum Feedback gut für ihn und seine Umgebung ist, wird er in der Lage sein, sein Verhalten zu ändern und die neue Feedback-Kultur als Teil seines Arbeitsalltags zu leben. Ein ganzheitliches Empowerment der Mitarbeiter sollte dann ein intensives Feedback-Training umfassen, in dem die Regeln für Feedback-Postings festgelegt und eingeübt werden. Weitere Trainings zum Tool und zu den Prozessen sind selbstverständlich ebenso Teil der ganzheitlichen und iterativen Strategie-Umsetzung.

Die Beispiel AG hat es am Ende dank Rhythmix geschafft, die Feedback-App einzuführen und die Mitarbeiter für die Vorteile zu begeistern. Seit dem Launch der App gehen täglich Postings in allen Abteilungen ein und plötzlich ist eine neue Offenheit und Kontaktfreudigkeit unter den Mitarbeitern zu erkennen. Wo vorher hinter verschlossenen Türen in Silos gedacht wurde, sind die Mitarbeiter heute dankbar, wenn sie per Feedback-App von ihren Kollegen erfahren, was sie schon gut machen und wo noch Verbesserungspotenzial liegt.

Fazit: Wie Sie mit Rhythmix in der Organisationsentwicklung den richtigen Takt setzen

Warum braucht ein Unternehmen ausgerechnet Rhythmix, um die Organisation entsprechend der Strategie zu transformieren? Bei Rhythmix besteht die Erfolgsrezeptur aus den innovativen Methoden, den aufeinander aufbauenden Erfolgsschritten und der Beteiligung aller relevanten Menschen im Unternehmen. Nur durch den ganzheitlichen 3D-Ansatz, der die Technologie mit der Organisation und den einzelnen Mitarbeitern verbindet, kann eine Transformation wirklich human-centered und erfolgreich werden.

Das übergeordnete Ziel eines Rhythmix-Projekts ist es nicht, ein fertiges Produkt oder eine ausgeführte Dienstleistung abzuliefern. Stattdessen wird eine ganzheitliche Kulturveränderung im Sinne des WHYral Change angestoßen. Langfristig wird das Unternehmen dazu befähigt, seine strategischen Projekte selbstständig zum Erfolg zu führen. Auf diese Weise stellen Unternehmen sicher, dass die Organisation auch zukünftig im Takt der Strategie schlägt.