Metro-Map: Agile Prozesse visualisiert man am besten kollaborativ
Eines der zwölf Hauptprinzipien des agilen Manifests besagt, dass funktionierende Software wichtiger ist, als umfassende Dokumentation. Auch für die Abbildungen von Prozesslandschaften gilt: Reibungslos ablaufende Prozesse sind wichtiger als detailverliebte Diagramme. Gerade in komplexen und agilen Unternehmensrealitäten laufen Prozesse aber selten so, wie am Reißbrett konzipiert. Zahlreiche Flowcharts, Organigramme und Diagramme zur Prozessvisualisierung landen unangetastet in der Schublade. Die Schattenorganisation (siehe Haufe Quadrant) übernimmt die Steuerung. Doch Prozesse sind dazu da, den Menschen in Unternehmen zu dienen – und nicht umgekehrt. Ansonsten werden agile Unternehmen zu starren Bürokratien.
Einfach ist die neue Komplexität
Gute Prozessvisualisierungen müssen Komplexität reduzieren und den Nutzer bei der Bewältigung von Aufgaben unterstützen. Bei hochkomplexen Flowcharts kehrt sich das schnell ins Gegenteil. Das Ergebnis: Nutzer legen die Dokumentation zur Seite und erarbeiten ihre eigene Lösung. Wer schon einmal ein Möbelstück selbst aufgebaut hat, weiß wovon die Rede ist.
Prozessvisualisierung leicht gemacht
Wir beschäftigen uns täglich mit der Verbesserung organisationalen Zusammenspiels und suchten nach einer Methode, um selbst agile Prozesse endlich verständlich und nachhaltig darzustellen. Neben der Vermeidung unnötiger Informationen war eine weitere Erkenntnis Basis unserer Überlegungen: Prozesse sind mehr als nur mechanische Abläufe. Hinter jedem Prozess stecken einzelne Handlungsstränge. Und hinter jedem Handlungsstrang steckt ein Mensch. Wie aber kann man das Aufeinandertreffen einzelner Mitarbeiter und ihrer Aufgaben verständlich visualisieren? Wir griffen auf ein Bild zurück, das uns im Alltag ständig begegnet und seit Jahrzehnten beweist, dass selbst komplizierte Wege und Prozesse einfach und für jeden verständlich dargestellt werden können: Der U-Bahn Plan. So wie in einer U-Bahn Passagiere von einem bestimmten Startbahnhof zu einem Ziel fahren, unterwegs möglicherweise umsteigen und die Linie wechseln müssen, regelmäßig Passagiere zu- oder aussteigen, verhält es sich auch mit Mitarbeitern und Unternehmensprozessen: Ein Mitarbeiter hat eine Aufgabe und ein Ziel, das er erreichen möchte – so leicht und so schnell wie möglich. Und so wie er in der Stadt eine U-Bahn betritt, stößt er im Unternehmen einen Prozess an, der ihn zu seinem Ziel bringen soll. Diese Überlegung war die Geburtsstunde der Haufe Metro-Map.
Visualisierung agiler Prozesse – ein kollektiver Prozess
Viele Prozessvisualisierungen scheitern letztlich meist daran, dass sie in der Theorie erdacht und aus der Helikopterperspektive analysiert werden. Effiziente und längst etablierte Schleichwege der Schattenorganisationen beispielsweise finden sich in ihnen nicht wieder. Um dies zu verhindern, sind in unseren Workshops alle relevanten Stakeholder eines Ökosystems vertreten. Sie sorgen gemeinsam und durch Einbeziehen aller Perspektiven dafür, dass ein reales Abbild der Unternehmensprozesse entsteht. Ein weiterer Pluspunkt der gemeinsamen Arbeit: Durch die Diskussion im Team werden bestehende Strukturen hinterfragt und häufig längst notwendige Transformationsprozesse angestoßen.
Metro-Map: Der Fahrplan für jeden Mitarbeiter
Wie funktioniert das konkret? Im Rahmen eines Workshops wird ein Prozess aus der Perspektive eines jeden Beteiligten betrachtet. Sein individueller Weg in diesem Prozess wird als „U-Bahn Linie“ dargestellt. Jede Linie ist ein einzelner Mitarbeiter. Jede Haltestelle ist ein Punkt, an dem sich die Handlungsstränge der Mitarbeiter treffen. So wird deutlich, wo erfolgsrelevante „Impact Zones“ liegen und wo kritische Knotenpunkte lauern.
Die Metro-Map hat bei uns sofort eingeschlagen. Endlich verstehen alle Beteiligten den Prozess auf einfachste Weise.
Das Besondere dabei ist die interaktive Kollaboration: Jeder Mitarbeiter sieht nicht nur seine Prozess-Journey, sondern auch die seiner Kollegen und kann deren Perspektive einnehmen und das große Ganze verstehen. So können schnellere Verbindungen gesucht und Weichen neu gestellt werden. Es entsteht ein simpler Fahrplan, der allen Beteiligten Orientierung gibt. Im Mittelpunkt steht nicht der Prozess, sondern der Mensch.
Wir haben nicht nur einen Prozess optimiert, sondern wir haben erreicht, dass jeder Beteiligte verstanden hat, wie wichtig es ist, Mitarbeiter als Kunden zu sehen und sie – ähnlich wie im Marketing – auf eine „Customer Journey“ zu begleiten.
Wie realitätsnah und benutzerfreundlich Metro-Maps die Prozesslandschaft eines Unternehmens tatsächlich abbilden, sehen wir immer wieder an den Bürowänden unserer Kunden: Regelmäßig stoßen wir dort auf ausgedruckte Metro-Maps, mit denen die Mitarbeiter wirklich arbeiten, anstatt sie in der Schublade zu vergessen.
Dieser Beitrag ist zuerst erschienen auf dem Haufe-Blog „Mitarbeiter führen Unternehmen“.
Über Roman Rackwitz
In seiner Jugend häufig zu Besuch bei seiner Familie im Silicon Valley, erlebte Roman Rackwitz dort live die Geburtsstunde von Gamification. Er studierte International Management und Strategisches Marketing in England und Deutschland und gründete nach seinem Abschluss Deutschlands erste Gamification-Agentur Engaginglab. Seit 2013 ist er zudem Senior Partner bei der Enterprise Gamification Consultancy LLC und wurde ein Jahr später unter die Top 10 Gamification-Gurus der Welt gewählt. Seit 2015 nutzt der Gamification Experte sein Wissen, um als Mitgründer von Wunderland Media das Social Media Engagement von Unternehmen zu steigern. Er ist Vorsitzender der Gamificationskonferenz GamifyCon und Mitbegründer von Gamfed, der weltweit ersten Gamification Association.
