Höchste Zeit für echte Digitalisierung!

Echte Digitalisierung: Endlich vor dem Durchbruch

Fast alles scheint in unserer Welt mittlerweile sinnvoll vernetzt zu sein: der Kühlschrank mit dem Supermarkt, das Auto mit der Stauzentrale und die Wohnzimmerjalousie mit der Kriminalpolizei. Die Digitalisierung macht unseren Alltag komfortabler und leichter, effizienter und sicherer.

Leider aber macht die Digitalisierung ausgerechnet vor unserer Bürotür Halt. Sinnvoll miteinander vernetzte Software auf dem Dienstrechner, die das wichtige E-Mail-Attachment direkt in den zugehörigen Projektordner schiebt oder den Urlaubsantrag direkt aus dem Teamkalender heraus erzeugt – warum gibt es sowas nicht? Das müsste für unsere sündhaft teure Serverfarm im Keller doch ein Klacks sein? Die Rechner könnten es tun, die Software könnte es tun. In wenigen Millisekunden, strukturiert, systematisch, intelligent.

Stattdessen erhalten wir alle ungefragt massenweise To-Dos, die uns die Kolleginnen und Kollegen freundlich ins Postfach mailen. Und die wir dann selbst sichten, strukturieren und bearbeiten müssen. Zu welchem Projekt gehört die Anfrage, wo finde ich nochmal den richtigen Ordner? Wie dringend ist die Mail denn, wen muss ich bei meiner Antwort alles mit auf den Verteiler nehmen? Und: Hatten wir darüber nicht letzte Woche schon gesprochen, wir waren doch längst weiter?

Was in unseren Büros wie Digitalisierung aussieht, sind oft weiterhin alte analoge Prozesse.   

Spielerische Zusammenarbeit 

Die tägliche Büroarbeit kann frustrieren. Für das Jahrzehnt, das jetzt anbricht, taugt diese altmodische und asynchrone Art des „Managements by Outlook“ nicht mehr. Jugendliche und Millennials kommunizieren und produzieren ohnehin längst anders. Synchroner, verteilter, direkter – eine Mailadresse benötigen sie nur noch für die Steuererklärung. Sie nutzen und tweaken, was ihnen das Netz ermöglicht – und lassen Apps für sich arbeiten. Verteilte Videochats mit Gesichtsmorphing, kollaborative Umfragen in Instagram-Stories, gemeinsame Wissensvermittlung über Karaoke-Videos – was für viele Ältere wie eine lässliche Spielerei aussieht, zeigt die pure Rechenpower der Cloud-Dienste und die kreative Verschmelzung von Technik und Inhalt, Plattform und Botschaft. Und sie zeigt, wie Zusammenarbeit spielerisch funktionieren kann.

Digitalisierung heißt Entlastung, sie macht das Leben in vielen Aspekten einfacher und sorgt für bessere Ergebnisse.  

Aber auch in professionellen Fragestellungen nimmt die Digitalisierung zu: Jobbörsen „finden“ autonom die passenden Bewerberinnen und Bewerber, die Supermarktkasse bucht bargeldlos vom Smartphone ab und mein Navigationsgerät im Auto weiß, ob das Feinkostgeschäft am anderen Ende der Stadt um diese Uhrzeit noch geöffnet hat. Digitalisierung heißt Entlastung, sie macht das Leben in vielen Aspekten einfacher und sorgt für bessere Ergebnisse. 

Wir werden also nicht umhinkommen, in diesem jungen Jahrzehnt auch unseren Arbeitsalltag von Grund auf neu erfinden müssen, kreativer und spielerischer zu werden. Weniger Mails, mehr direkte Kommunikation. Weniger Ordnerstruktur, mehr direkter Zugriff. Weniger Silo, mehr Vernetzung. Oder als Schlagzeile: Mehr Rechenpower, weniger Handarbeit. 

Denn was in unseren Büros wie Digitalisierung aussieht, sind oft weiterhin alte analoge Prozesse: Wir müssen immer noch Dokumente in Ablagen legen und Kalender mit Wiedervorlage führen, aktuellen Daten hinterhertelefonieren und Projekte umständlich Einzelschritt für Einzelschritt organisieren. Wir nutzen Excel zur Planung und müssen dann doch wieder alle ToDos manuell  herauskopieren. Wir schicken Mails hin und her, bis niemand mehr den aktuellen Stand kennt. Und wir führen zwar alle viele, viele Checklisten, kennen aber trotzdem den aktuellen Projektstand nicht.

Es geht nicht ums Besitzen, es geht ums Nutzen

Die Elektronisierung der letzten 30 Jahre hat die Arbeit eher verdichtet als vereinfacht, hat Abläufe deutlich komplexer gemacht statt effizienter. Was uns in Büros leider immer noch fehlt, ist echte Digitalisierung: Programme, die uns unnötigen Aufwand abnehmen und einfache Prozesse selber erledigen – und die uns helfen, strukturierter und systematischer zu arbeiten. Was wir brauchen, ist ein „Betriebssystem des Betriebs“. Office 365 von Microsoft ist ein solches Betriebssystem für das nächste Jahrzehnt. Wie setzen wir es in unserer Organisation gewinnbringend ein? Wie schaffen wir es, nahtloser zusammenzuarbeiten und dabei schneller wertvollere Resultate zu erhalten?  

Erste Maßnahme: Wir müssen unsere Anwendungen öffnen und durchlüften. Raus aus den lahmen Festplatten der Einzelplatzrechner rein in die viel leistungsfähigere Cloud. Wir können nun von überall und von jedem denkbaren Gerät aus rund um die Uhr auf unsere Daten zugreifen – und müssen dafür nicht mehr extra ins Büro fahren. Es ist nicht mehr wichtig, exakt zu wissen, wo meine Daten physisch gespeichert sind. Es ist viel wichtiger, dass ich jederzeit sicher auf sie zugreifen kann; dass ich sie habe, wenn ich sie brauche. Das gilt auch für die Anwendungen selbst: Mit Office 365 kann ich Word und Powerpoint nutzen, ohne sie lokal installiert zu haben. Es geht nicht mehr ums Besitzen, es geht ums Nutzen! 

Statt sechs Logins für acht Plattformen brauchen wir eine gemeinsame Plattform, die alle Daten zentral verwaltet.

Zweitens: Wir müssen unsere Anwendungen besser miteinander vernetzen. Klar, Office-Pakete bündeln auch jetzt schon eine Handvoll Programme, und die Abrechnungssoftware hat mit Glück bereits einige Schnittstellen zum CRM-System. Aber richtig reibungslos klappt selbst heutzutage der Austausch von Inhalten von der Tabellenkalkulation in die Präsentationssoftware und umgekehrt bekanntlich nicht. Die teuren Programme können und wollen nicht miteinander: Analoges Silodenken auf der Festplatte. Mit Office 365 integrieren sich die Anwendungen ineinander. Ob ich ein Projekt in Planner, in SharePoint oder in Teams plane – letztlich ist das egal. Es geht nicht mehr um die Software, es geht um die Inhalte!  

Drittens: Wir müssen unsere Anwendungen besser zentralisieren. Statt fünf Profilbilder in sieben Teil-Intranets hochzuladen, statt sechs Logins für acht Plattformen brauchen wir eine gemeinsame Plattform, die alle Daten zentral verwaltet. Office 365 führt dies zur Perfektion. Statt unterschiedlicher Logins und Passwörter und redundanter Daten im CRM-, HR-, Fakturierungs- und Projektmanagementsystem genügt nun eine gemeinsame Kennung, reicht ein gemeinsames Profil. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben – und wir haben von überall aus Zugriff auf unsere Daten. Es geht nicht mehr um die Plattformen, es geht um die einzelnen Nutzerinnen und Nutzer!

Mitarbeiter first 

Viertens: Wir müssen die Anforderungen und Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer in den Vordergrund stellen. Das ist fraglos der anspruchsvollste Part, denn hier findet der eigentliche Kulturwandel statt. Nicht die IT-Systeme bestimmen mehr, was die User gefälligst zu tun haben. Nun bestimmen die User, was die IT-Systeme tun sollen. User möchten sich kurz austauschen – sie nutzen einen Chat in Teams. User möchten ihre aktuellen Dateien bearbeiten – Delve stellt sie ihnen bereit. User möchten ihr Wissen teilen – in Yammer reicht ein kurzes Posting. Unternehmen müssen nun Kontrolle über ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgeben und ihnen weitaus mehr als bisher vertrauen. Die Digitalisierung befeuert direkt die Unternehmenskultur und macht Unternehmen, die sich darauf einlassen, zu besseren Arbeitgebern. 

Unternehmen müssen nun Kontrolle über ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgeben und ihnen weitaus mehr als bisher vertrauen.

Fünftens: Wir müssen die Rechner mehr arbeiten lassen. Die Cloud ist die größte Maschine der Welt. Sie soll die Arbeit machen. Sie kann mit ihrer künstlichen Intelligenz unsere Prozesse deutlich beschleunigen und die Ergebnisse erheblich verbessern. Sie kann definierte Workflows abarbeiten und neue entwickeln. Sie kann Inhalte besser strukturieren und Informationen schneller finden als wir Menschen das jemals könnten. Die Cloud ist schneller und besser als wir – sie gibt uns Freiräume für Kreativität und gute Ideen, einen menschlicheren Umgang am Arbeitsplatz miteinander und entlastet uns. Es geht nicht um mehr Arbeit, es geht um erfülltere Arbeit.

Die Cloud ist die größte Maschine der Welt. Sie soll die Arbeit machen.   

Mit Office 365 stellt Microsoft eine Plattform bereit, die neue Denkweisen und Arbeitsmethoden ermöglicht. Sie setzt neue Kreativität frei, weil sie Menschen mit Ideen zusammenbringt und vernetzt. Sie motiviert durch transparentere Kommunikation, bessere Informationsflüsse und intensiveren Zugriff auf Wissen. Sie erhöht die Qualität dramatisch und reduziert die Arbeitsbelastung. Und sie lässt die Daten für uns arbeiten.